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Das Archiv der Gemeinde Sinzing

16.01.2018 Mit dem Neubau des Rathauses erhält die Gemeinde im Untergeschoss ein neues Archiv. In den nächsten Monaten erfolgt sukzessive der Umzug der archivierten Unterlagen in die neuen Räumlichkeiten. Danach wird das alte Archiv (Nebengebäude des Rathauses) abgebrochen und die Flächen im Rahmen der Umgestaltung des Rathausumfeldes miteingebunden.

Nach dem bayerischen Archivgesetz vom 01.01.1990 sind die Gemeinden verpflichtet ein Archiv zu führen.

Das Gemeindearchiv enthält Schriftverkehr, Gemeinderatsprotokolle, Standesamtsunterlagen, Urkunden, Bilder, Karten, Pläne, Rechnungen, E-Mails und  alles, was aus dem laufenden Betrieb der Gemeindeverwaltung entsteht.

Die Bestände werden nach dem Bayerischen Einheitsaktenplan geordnet, und in einer Datenbank der Firma Müller und Stein verzeichnet. Dadurch können die Dokumente schnell und sicher wieder aufgefunden werden.

Das Archiv der Gemeinde Sinzing besitzt auch die Unterlagen der ehemaligen Gemeinden Bergmatting, Eilsbrunn und Viehhausen, die 1972 mit Sinzing bei der Gebietsreform zusammengelegt wurden.

Registratur und Archiv werden zusammengelegt. Das neue Archiv wird 1.396 laufende Regalmeter umfassen. Davon stehen für die Registratur, d. h. für die Ablage, bevor die Bestände nach gewissen Zeitabständen in das Archiv kommen, 580 laufende Meter zur Verfügung. Die zulässigen Regalgewichte für die Rollregale betragen 5.120 kg. Jeder Fachboden ist für eine Höchstlast von 100 kg ausgelegt.

Die Kosten, nur für die Regale, betragen 30.000 Euro. Dieses Geld ist gut angelegt, weil das Archiv zugleich das Gedächtnis der Gemeinde bildet. Man sagt, Archive lohnen sich nicht, aber sie zahlen sich aus. Die Gemeinde Sinzing legt das Archiv nicht für die Vergangenheit an, sondern für die Zukunft. Unsere Kinder, alle neuen Mitbewohner, überhaupt alle, die sich dafür interessieren, können nachvollziehen, wie es früher in Sinzing war. Das ist wichtig, weil man nur schätzt, was man kennt.

Die Bestände sind nicht nur nach dem bayerischen Akteneinheitsplan geordnet, sondern werden mehr oder weniger fein erschlossen und in der Datenbank gespeichert. Die Benutzung erfolgt nach Absprache mit der Verwaltung und den Archivar.

Jede Person hat das Recht, eine Anfrage an das Archiv zu stellen. Die weiteren Einzelheiten regelt dann der Archivar.

Wenn in nächster Zeit der Umzug von Statten gehen wird, hat das eine umfassende Neuordnung der Bestände zur Folge. Registratur und Archiv werden aber dennoch weiter benutzbar sein. Das Archiv der Gemeinde Sinzing ist für die Zukunft gut gerüstet.

 

Foto: D. Waeber

Kategorien: Rathaus